skip to Main Content

Stichting HartVeilig Den Bosch en de Algemene verordening gegevensbescherming

7 Juli 2018

Inhoud

  • Bijlage 1. Privacy protocol Stichting HartVeilig Den Bosch
  • Bijlage 2. Privacyverklaring

Bijlage 1. Privacy protocol Stichting HartVeilig Den Bosch

Het bestuur van de Stichting HartVeilig Den Bosch hecht er aan dat de bescherming van persoonsgegevens op alle niveaus van de stichting uitgangspunt van handelen is. Onder persoonsgegevens worden in dit verband verstaan alle gegevens waarmee bestuursleden, commissieleden, deelnemers, donateurs en overige relaties geïdentificeerd kunnen worden.

Om deze bescherming van persoonsgegevens te bevorderen, besluit het bestuur als volgt:

  1. Van iedereen die bij de stichting een bestuurlijke of uitvoerende functie heeft, verwacht het bestuur dat deze handelt in overeenstemming met privacywetgeving en met in achtneming van hedendaagse maatschappelijke opvattingen met betrekking tot de privacy van personen.
  2. De secretaris heeft voor de stichting een coördinerende rol met betrekking tot de bescherming van de privacy. De secretaris:
    •  is in samenspraak met de verantwoordelijken voor door de stichting gevoerde administraties aanspreekpunt bij vragen over de privacy
    • gaat na met welke samenwerkingspartners eventueel afspraken over het hanteren van de privacy van personen gemaakt moeten worden en onderneemt hierin actie
  3. Het bestuur stelt bijgaande privacyverklaring vast. De privacyverklaring wordt op de website gepubliceerd.
  4. Persoonsgegevens worden op een plaats bij de secretaris bijgehouden en verwerkt. Hiervan wordt alleen afgeweken indien er naar het oordeel van het bestuur een dringende reden aanwezig is om toch een afzonderlijk bestand bij te houden. Er worden in dat geval schriftelijk afspraken gemaakt over de wijze waarop het bestand met persoonsgegevens wordt beschermd.
    Uitsluitend de secretaris en de penningmeester hebben volledige toegang tot de administratie van de secretaris.
    Overige toegang blijft beperkt tot personen die een bestuurlijke of leidinggevende rol bij specifieke activiteiten hebben. Het bestuur houdt een overzicht bij van personen die toegangsrechten hebben gekregen.
  5. Er worden geen gegevens uit de administratie(s) van de stichting met samenwerkingspartners en overige relaties gedeeld zonder nadrukkelijke toestemming van betrokkene.
  6. In het jaarverslag wordt aandacht besteed aan de wijze waarop in de stichting met de privacy is omgegaan.
  7. De ICT-systemen (zoals pc, laptop, tablet) waarmee toegang kan worden verkregen tot persoonsbestanden, dienen voorzien te zijn van een beveiliging tegen hacken, virussen, malware.
  8. 8. Een bestuurslid of functionaris die data verliest, meldt dit onverwijld bij de secretaris. Deze beoordeelt, in samenspraak met het bestuur, hoe hierin binnen de wettelijke regels verder te handelen.

Bijlage 2. Privacyverklaring

Stichting HartVeilig Den Bosch handelt steeds overeenkomstig de wet. Op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens is met ingang van 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. In deze privacyverklaring geven wij duidelijkheid over wat er met persoonsgegevens gebeurt en hoe wij er voor zorgen dat de veiligheid van de gegevens gewaarborgd blijft.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer deze gegevens of een combinatie van deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • bestuursleden, deelnemers en donateurs van de Stichting
  • relaties die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben
  • personen die opleidingen bij ons hebben gevolgd of die het beheer hebben over een AED.
  • Burgerhulpverleners

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Als u een relatie met onze stichting hebt, hebben we afhankelijk van de aard van de relatie persoonsgegevens nodig. Deze gegevens worden ingezet ter bereiking van de doelstellingen van de stichting. Wij willen ’s-Hertogenbosch HartVeilig maken. Dat doen we door te bevorderen dat er meer burgerhulpverleners komen, dat meer burgerhulpverleners zich aanmelden bij Hartslagnu en dat er meer geregistreerde AED’s in de openbare ruimte komen. De persoonsgegevens worden door de secretaris dan wel een andere door het bestuur aangewezen functionaris gehouden in een daartoe ingerichte administratie. De gegevens kunnen ook worden verkregen uit aan de stichting gelieerde organisaties (en bestanden) zoals (van) Hartslagnu en het Rode Kruis, afdeling Den Bosch.

Als u ons uw emailadres beschikbaar hebt gesteld wordt dat gebruikt voor communicatie en/of om u te informeren over (voorgenomen) activiteiten van de stichting.

Indien u gebruik maakt van onze website dan is het goed om te weten dat wij niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website verzamelen, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-)adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie. Er worden via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens verzameld, tenzij u daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt.

Welke gegevens worden er van mij opgeslagen?

Om een goede en betrouwbare administratie te voeren moet deze aan een aantal voorwaarden voldoen. Hiervoor is een beperkt aantal gegevens van u nodig. Daarnaast kunnen er nog een aantal andere, additionele, gegevens worden gevraagd of worden toegevoegd aan de administratie.
Gegevens die bewaard worden zijn:
achternaam, tussenvoegsel, voorletters, geboortedatum, straat en huisnummer, postcode, woonplaats

Additionele gegevens zijn van belang om op een goede wijze met u te communiceren of houden verband met activiteiten waaraan u deelneemt of functies die u in de organisatie vervult. Het gaat om de volgende additionele gegevens:

  • gegevens om op een goede en correcte manier met u te communiceren en u te informeren; voornaam, aanspreektitel, vaste telefoon, mobiele telefoon, emailadres
  • gegevens om de financiële afwikkeling van uw donateurschap te bevorderen; IBAN-nummer, BIC-code, eventueel machtiging voor incasso
  • gegevens met betrekking tot uw registratie als burgerhulpverlener
  • gegevens met betrekking tot de locatie van een AED
  • gegevens als u een functie binnen de organisatie vervult; deze gegevens worden in een activiteit vastgelegd. Uw gegevens worden gekoppeld aan deze activiteit. De naam van de functie en de datum ingang van deze functie worden vastgelegd. Bij beëindiging van de functie wordt de einddatum toegevoegd
  • gegevens als u deelneemt aan een activiteit. Zijn er aan deelname van een activiteit kosten verbonden dan wordt vastgelegd hoe de betaling geregeld gaat worden

Stichting HartVeilig Den Bosch verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze stichting.

Wie legt de verplichte gegevens vast en wie mag deze gebruiken?

De gegevens worden vastgelegd door de secretaris en door bevoegde functionarissen. Niemand anders dan deze bevoegde personen kunnen deze gegevens wijzigen of aanvullen. Deze bevoegde personen zijn door het bestuur aangewezen.
Deze gegevens mogen alleen worden gebruikt door HartVeilig Den Bosch. HartVeilig Den Bosch verstrekt nimmer uw gegevens aan derden.

Kan ik de gegevens inzien die van mij geregistreerd zijn?

U heeft altijd het recht te weten welke gegevens er van u zijn geregistreerd. Als u deze wilt inzien maakt u een afspraak met de secretaris om een plaats en tijd af te spreken.

Kan ik gegevens van mij laten wijzigen in of verwijderen uit de administratie?

Wanneer u van mening bent dat er onjuiste gegevens van u zijn vastgelegd kunt u deze laten wijzigen. U neemt contact op met de secretaris en geeft aan om welke gegevens het gaat en verstrekt daarbij de juiste gegevens. Hij zal u schriftelijk laten weten of het bereid is uw gegevens te wijzigen of niet. De secretaris zal een duidelijke reden geven wanneer het hiertoe niet bereid is.

Als u permanente of tijdelijke gegevens wilt laten verwijderen neemt u schriftelijk contact op met de secretaris en geeft u aan welke gegevens u verwijderd wilt hebben. De secretaris zal u dan laten weten of het bereid is deze gegevens wel of niet te verwijderen. Is hij hiertoe niet bereid dan wordt daarvoor duidelijk een reden aangegeven.

Welke mogelijkheden heb ik wanneer de secretaris mijn verzoek tot wijziging of verwijdering van mijn gegevens afwijst?

Het bestuur zal u altijd een schriftelijke motivatie geven als het niet bereid is tot aanpassing of verwijdering van uw gegevens. Indien het bestuur weigert aan uw verzoek te voldoen heeft u altijd de mogelijkheid gebruik te maken van het Burgerlijk Recht.

Waar worden gegevens van mij bewaard?

Al uw gegevens worden op één centrale plaats bij de secretaris dan wel bij een door het bestuur aangewezen functionaris bewaard. Hij zorgt ervoor dat uw gegevens niet verloren gaan en beveiligd blijven tegen ongeoorloofd gebruik. Het opslaan van gegevens op slechts een plaats geeft de grootste garantie tegen misbruik van gegevens.

Vastgesteld
7 juli 2018

Back To Top